一位善於溝通的好主管能夠營造一個讓團隊成員感受到被重視與理解的工作環境。在這篇文章中，我們將探討三種提升主管與員工溝通的關鍵策略，這些策略有助於建立信任、提高士氣，並創造一個讓每個人都能取得成功的職場。
好主管特質 1：坦誠溝通與帶有同理心的傾聽
Kim Scott 在其著作 Radical Candor 提出了兩個溝通的關鍵元素：直接挑戰 與 個人關懷（Scott, 2019）。當這兩者結合時，主管能夠在提供誠實且具建設性的反饋的同時，展現對團隊的真誠關懷。
例如，當某位員工的表現未達到預期時，具備良好溝通技巧的主管會直接指出問題。他們坦率地說明需要改進的地方，並提供明確的指導來幫助員工成長。 這種直率的表達方式確保了溝通的透明度，避免誤解，使團隊成員更容易理解主管的期望。
然而，僅僅要求員工改進還不夠。優秀的主管會在給予直接反饋的同時表現出同理心，傾聽員工的個人感受、需求和發展目標（Scott et al., 2010）。結合坦誠與關懷，主管可以向員工表明他們是被重視和支持的。
如何提升溝通技巧：坦誠與同理心
步驟 1：清楚地指出問題
- 情境：你注意到員工 Alex 多次未能按時完成項目。
- 應對方法：具體指出問題，準備好與 Alex 討論，而非泛泛而談。
步驟 2：使用直率且誠懇的語言
- 情境：你安排了一次私下會議與 Alex 討論。
- 應對方法：直接說明表現問題，例如：「Alex，我注意到你最近錯過了幾個項目的截止日期。我們來討論一下原因吧。」
步驟 3：透過積極傾聽展現同理心
- 情境：Alex 解釋他在工作負擔上感到壓力。
- 應對方法：不打斷對方，表明你理解和重視他的觀點。
步驟 4：提供支持與解決方案
- 情境：你發現 Alex 需要幫助調整工作事項。
- 應對方法：共同制定解決方案，例如調整截止日期或建立優先事項清單，展現你對他的支持。
步驟 5：定期跟進
- 情境：執行解決方案後，定期了解進展。
- 應對方法：安排定期檢查，強化你作為主管的角色。
藉由結合坦誠與同理心，優秀的主管能夠利用良好的溝通技巧，創造令人安心的職場環境。這種方式鼓勵員工正面接受反饋，做出必要的改進，同時感受到團隊的尊重。
好主管特質 2：設立明確任務與目標
心理學家 Chip 和 Dan Heath 強調：「表面上的抗拒常常源於缺乏清晰的目標」（Heath & Heath, 2011, p.17）。許多障礙往往源於指令不清。舉例來說，如果主管告訴團隊「我們需要讓社群媒體更具吸引力」，這種模糊的指示可能讓員工感到困惑。
好主管會運用有效的溝通技巧，清晰表達具體且可衡量的目標，例如：「我們希望本季度提升社群媒體互動率 20%。」這種清晰的指示幫助團隊成員理解自己的角色任務，並將努力與公司的目標對齊。
此外，目標的清晰程度可能因管理層級而異。初級主管可能著重於操作性任務，而高級主管則專注於更廣泛的願景與策略。 無論層級如何，清晰的溝通有助於打造高效的工作環境，並賦能員工實現目標。
如何提升溝通技巧：清晰性
步驟 1：清楚定義目標
- 情境：你希望提升公司的社群媒體互動。
- 應對方法：清楚界定具體目標，例如：「我們的目標是在下一季度內提高社群媒體互動率 20%。」
步驟 2：將目標化為可執行步驟
- 情境：你已設定互動目標，但團隊不確定如何實現。
- 應對方法：提供詳細的行動計畫，例如每週發布三篇吸引人的貼文，每天回覆評論，以及每月舉辦一次線上 Q&A 活動。
步驟 3：傳達期望
- 情境：目標與行動計畫已明確，但團隊成員仍有疑問。
- 應對方法：召開團隊會議，明確傳達期望，說明每人負責的任務及成功的標準。
步驟 4：鼓勵提問與反饋
- 情境：團隊成員可能在會議中不願提問。
- 應對方法：營造開放環境，例如說：「請隨時提出問題或分享對於角色的任何疑慮。」
步驟 5：監控進展並適時調整
- 情境：執行計畫幾周後，發現互動並未如預期改善。
- 應對方法：安排後續會議，檢視進展、討論挑戰，並根據反饋與表現數據調整策略。
透過清晰地定義任務與目標，優秀的主管能夠讓團隊有效地共同努力。這種方法不僅確保每個人清楚自己的期望，也能促進團隊內的責任感與動力。
好主管特質 3：堅持公司的願景
作為「提醒官」（Chief Reminding Officer），優秀的主管會定期重申關鍵信息，確保每個人都理解公司的願景（Scott, 2019）。他們意識到自己的角色不僅僅是領導，還需要激勵和指引團隊成員將努力與更廣泛的願景保持一致。
當引入新想法時，主管可能無法立即獲得團隊的熱情支持，這可能令人氣餒。然而，優秀的主管了解堅持的重要性。他們不會輕易放棄，而是持續傳遞願景的重要性，即使在面對阻力時，仍提醒團隊決策背後的意圖。
這種溝通技巧能夠在團隊中塑造穩定和方向感，營造出公司願景貫穿整個組織的文化，讓員工專注於實現共同目標。
如何提升溝通技巧：堅持願景
步驟 1：持續重申願景
- 情境：公司正在進行變革，一些團隊成員對未來方向感到不確定。
- 應對方法：在會議中定期提醒團隊公司的願景，例如：「我們的目標是成為行業中的創新領導者。我們專注於這一使命。」
步驟 2：以身作則
- 情境：你注意到士氣低落且生產力下降。
- 應對方法：積極參與符合願景的項目，並保持積極態度。舉例來說，參加brainstorming會議，並表達對即將推出計劃的熱情。
步驟 3：坦誠面對挑戰
- 情境：團隊在實現願景的過程中遇到了重大障礙。
- 應對方法：召開會議公開討論這些挑戰，重申願景的重要性，並共同協作尋找解決方案。鼓勵團隊成員分享對克服困難的想法。
步驟 4：慶祝小小的成功
- 情境：團隊取得了一些進展，但可能認為這並不重要。
- 應對方法：認可並慶祝與公司願景相關的里程碑，例如完成關鍵項目階段。這種肯定有助於維持動力，並將注意力集中在更大的目標上。
步驟 5：鼓勵持續改進
- 情境：團隊感到困惑，無法確定下一步該怎麼做。
- 應對方法：鼓勵團隊成員集思廣益，提出支持願景的新想法和方法。為嘗試和從錯誤中學習創造安全的空間。
透過展現堅持不懈並有效傳遞公司願景，優秀的主管能激勵團隊對長期目標保持一致。這種承諾有助於打造堅韌的工作環境，使員工充滿動力，為組織的成功貢獻力量。
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參考文獻
Heath, C., & Heath, D. (2011). Switch. Random House Business Books.
Scott, B. A., Colquitt, J. A., Paddock, E. L., & Judge, T. A. (2010). A daily investigation of the role of manager empathy on employee well-being. Organizational Behavior and Human Decision Processes, 113(2), 127–140. https://doi.org/10.1016/j.obhdp.2010.08.001
Scott, K. (2019).Radical candor How to get what you want by saying what you mean. Pan Books.
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